¿Eres un cuello de botella para tu propia empresa? 4 PASOS para remediarlo

¡Ay, los famosos cuellos de botella! (Para los fans de la terminología anglosajona, “bottlenecks” /bótelnex/).

Un concepto muy visual y fácil de entender: esas partes donde los procesos se estrechan y obstruyen, y que descolocan por completo ese flujo de trabajo maravilloso que se ha tardado tanto tiempo en montar. 

La mala noticia: no son exclusivos de los procesos de producción en fábricas. También nos afectan en nuestra vida cotidiana. 

Y si no, que te lo digan cuando te dejas la cartera en casa (cuellos de botella relacionados con la memoria) o cuando se te va la conexión a internet (problemas técnicos). 

Dentro de las empresas, la complicación aumenta exponencialmente: diferentes personas, cada una con sus tareas y objetivos, sus fechas límite… 

En tu negocio no te puedes permitir que los procesos funcionen mal. Para dar lo mejor, debes garantizar que esos procesos fluyen de forma clara de un extremo al otro. Los cuellos de botella determinan precisamente cuál es la capacidad productiva de un sistema. 

Por eso, si como CEO resultas ser un bottleneck, estarás limitando la capacidad de toda tu organización. (¡Esto también es aplicable a Project Managers!)

¿Estás frenando el crecimiento de tu negocio?

Al principio es miel sobre hojuelas: con poca gente (dos o tres personas; incluso puede que estés emprendiendo en solitario) es fácil coordinar y saber quién hace qué. La figura del CEO se encarga de las funciones operativas, finanzas… además de supervisar temas de marketing e incluso de producto. 

Pero conforme el negocio va creciendo, el CEO va necesitando quitarse cosas de encima. 

Llegados a este punto, pueden ocurrir dos cosas: 

1. Que el resto del equipo lo haga de mil amores o 
2. Que no le haga mucha gracia una mayor carga de tareas

En cualquier caso, se habrá creado cierta relación de dependencia de la persona que parece saber todas las respuestas y tener la visión de bosque. 

Problema: unas tareas están tan íntimamente conectadas con otras que es muy difícil delegarlas. Además la persona puede no tener toda la información que necesita para realizarlas, y debe preguntar -y para ello conseguir su disponibilidad- al CEO. 

¿Qué pasa cuando te están preguntando continuamente detalles para poder sacar tareas adelante? 

Que al final te lleva más trabajo (interrupciones, pérdida de foco, malestar…) que si lo hubieras hecho tú desde el principio. 

De acuerdo, este es el precio que hay que pagar inicialmente hasta que alguien se forma y está completamente integrado en los procesos y la operativa del negocio, así que podemos llamarlo “inversión de futuro”, pero, ¿qué pasa si esta es la dinámica general de la empresa?

Si alguien te tiene que preguntar continuamente para poder hacer su trabajo, entonces eres TÚ el cuello de botella de la empresa. La compañía sólo puede producir al ritmo al que tú puedes movilizarte, ya que gran parte del resultado final tiene que pasar por ti de alguna forma.

¿Te suena? ¿Estás en ese momento en el que te das cuenta de que has enseñado o acostumbrado a tu equipo a depender de ti? 

Paso 1 - Elimina el ego de que todo dependa de ti

¿Te estás quizás recreando en ello por saber que, de alguna forma, te “necesitan”? 

(Momento de reflexión interna aquí, y que la voz interior confiese sin tapujos).

Sentirse valorado. Ese “no pueden vivir sin mí” o “la empresa no saldría adelante sin mí” es una proyección de tu ego que puede llegar a ser muy dañina para tu negocio. 

Si te identificas con esto, quizás ya no puedes abarcarlo todo, o peor: puede que ni siquiera estés consiguiendo sacar adelante tus funciones de CEO para hacer crecer tu negocio.

¿Cómo seguir controlando los procesos cuando tu empresa crece?

En realidad, el trabajo relacionado con conocimiento se asemeja al de una fábrica: cuando en una planta de producción se identifica un cuello de botella, se trabaja en él para reducirlo al máximo, aunque esto parezca menos eficiente de lo que era antes. ¿Por qué? Porque cuando aumentas la capacidad de ese cuello de botella, estás aumentando la de toda la fábrica.

Paso 2 - Delega

Trayendo el ejemplo de la fábrica a tu negocio: la solución pasa DE-LE-GAR.

"Una solución inicial puede ser contratar servicios de asistencia ejecutiva con visión de bosque y polivalencia"

Una solución inicial puede ser contratar servicios de asistencia ejecutiva, sobre todo de alguien con experiencia en diferentes sectores, que tenga esa visión de bosque y la polivalencia suficiente para dar apoyo tanto a ti como a tu equipo, en tareas de soporte, aquellas que, siendo muy necesarias, no aportan directamente al crecimiento de tu negocio. 

Y digo que es una solución inicial que puede servir durante un tiempo, por supuesto. Pero el arte de delegar de verdad no trata sólo de identificar bien las tareas y repartirlas entre el equipo, sino que también supone empoderar a las personas que trabajan contigo (perdón por el calco del inglés).

"El arte de delegar de verdad radica en empoderar a las personas que trabajan contigo".

Paso 3 - Documenta, documenta, documenta

Si nos centramos en tus cuellos de botella, una solución sencilla es generar la documentación necesaria para que dejes de ser “la central de conocimiento”. 

Llevará un tiempo prepararla, y parecerá que estás más atascado que antes, pero sin duda, una vez lo hagas y todo el mundo lo tenga interiorizado, la toma de decisiones no tendrá ya que pasar por ti. 

De esa forma todo el mundo puede saber en qué situación se encuentra una tarea y cómo seguir con ella, entrar a echar una mano o realizar todo el proceso de nuevo.

1. Si lo necesitas, pide a alguien que te ayude, pero siempre, siempre, ponlo en papel. 
2. Empieza por ese proceso que más necesitas quitarte de encima
3. Ten por seguro que el documento cambiará con el tiempo. Pídele a la persona que lidera el proceso que controle el documento y se asegure de que sigue actualizándose con los cambios. 
4. Si repites estos pasos y creas un hábito en la empresa, habrás ganado mucho.

Ejemplos de documentación súper valiosa:

• proceso de organización de facturas a clientes y proveedores
• metodología para publicación de artículos de blog
• documentar tu código base
• subir al CRM las notas de las entrevistas de cliente
• actualizar los archivos de cliente con los últimos cambios
• actualizar tableros de trabajo con nuevas tareas…

Paso 4 - Ten presente tu misión y visión en el día a día

Si tu misión/visión quedó reflejada en tu web y no has vuelto a acordarte de ella ni a asegurarte de que todo el equipo la conoce al dedillo, te estás perdiendo no sólo una motivación importante, sino la forma de acabar con muchos cuellos de botella cada día. 

Me explico con un ejemplo: el Corte Inglés es famoso por su política de devoluciones. Esta regla es un principio que ayuda a guiar a sus empleados sin supervisión, ya que únicamente habrá que lidiar con ciertas dudas o excepciones. 

Por eso, si estás en ese momento en el que ya no puedes con todo, te recomiendo volver al Paso 1 y llegar hasta el 4:

¿Qué trabajos podrían hacer otras personas por ti, aunque lo hagan más despacio?

¿Qué decisiones podrían tomar otras personas por ti, aunque a veces puedan equivocarse?

Anímate y cuéntame tu experiencia o algún consejo más que te haya servido. Y, si estás en mitad de la vorágine, escríbeme también y vemos cómo ayudarte a solucionarlo.